Gestione documentale

Gestione documentale:
InOrdine

InOrdine è il software innovativo per la gestione documentale aziendale integrato con le soluzioni di Informatica Centro.

InOrdine ti permette di acquisire, archiviare, classificare, ricercare e condividere in modo semplice e veloce tutti i documenti aziendali, indipendentemente dal formato.

Il sistema è in grado di supportare tutte le attività di gestione della documentazione in azienda, dal ciclo passivo al ciclo attivo, i documenti per la gestione della qualità, le certificazioni di prodotto, la documentazione tecnica, per consentire con poche e semplici operazioni una classificazione automatica dei documenti e, ove richiesto, di attribuire il numero di protocollo in modo rapido.

Perché dotarsi di un sistema di gestione documentale?

  • Salvaguardia del patrimonio informativo aziendale
  • Condivisione di informazioni fra risorse interne ed esterne
  • Riduzione del tempo di ricerca delle informazioni
  • Centralizzazione dell’archivio aziendale: unico archivio per qualsiasi documento manipolato (documento di Microsoft Office, e-mail, documento da file system, da sistema gestionale, cartaceo)
  • Minore utilizzo di carta
  • Riduzione dello spazio fisico da dedicare agli archivi cartacei

1. Soluzione web senza limiti di utenti

Tutte le funzioni sono fruibili senza limiti di utenti utilizzando un semplice browser, senza richiedere l’installazione di software specifico sui client. Il sistema è predisposto per essere fruibile su tablet e smartphone. Per rendere più semplice e veloce la fase di archiviazione e classificazione è stata studiata una interfaccia adatta a questo scopo: tutte le operazioni sono state ottimizzate e rese intuitive ed immediate.

2. Ricerca

InOrdine indicizza il contenuto di tutti i documenti e dei loro attributi e consente di effettuare ricerche tramite un’unica casella di testo. La ricerca è facile ed intuitiva. Non è più indispensabile sapere chi ha archiviato un determinato documento o in quale fascicolo si trovi, inserendo una qualsiasi parola o frase contenuta in uno dei documenti che fanno parte del fascicolo o in una delle informazioni di classificazione, come il numero di protocollo, date di riferimento, argomenti trattati, nominativi dei clienti o fornitori, i documenti saranno resi disponibili in base ai livelli di privilegio legati al ruolo dell’utente. La copia in formato elettronico di ogni singolo documento è resa disponibile per la stampa e per la condivisione all’interno o all’esterno dell’organizzazione. La ricerca avanzata ci consente di navigare sino alla cartella dei documenti, accessibili con un semplice click.

3. Acquisizione e classificazione documenti dinamica e flessibile

E’ possibile archiviare e classificare i documenti tramite scansione, email oppure tramite drag&drop, trascinando l’insieme dei documenti all’interno di uno dei raccoglitori virtuali. Il sistema provvederà poi in maniera automatica ad inserire i documenti nelle cartelle relative in funzione delle regole di classificazione stabilite.

4. Riconoscimento automatico del contenuto

Il sistema riconosce il dominio di appartenenza di ogni singolo documento ed è in grado di individuare le informazioni necessarie alla loro classificazione, in funzione delle regole impostate. Ad esempio, per le fatture di acquisto, è possibile individuare ed estrarre i dati necessari alla registrazione contabile, così come per i documenti di carico si possono individuare anche le informazioni del corpo del documento ed utilizzarle per l'inserimento dei movimenti di magazzino.

5. Pubblicazione documenti

I portali aziendali costituiscono un fondamentale strumento di cooperazione e di divulgazione delle informazioni a livello interno ed interaziendale: fatture DDT, rendiconti provvigionali, cedolini, comunicazioni, ecc.
InOrdine permette di pubblicare documenti, informazioni e contenuti su Internet o Intranet in modo semplice, dinamico e sicuro, integrandosi al sito aziendale.

6. Workflow

Il sistema può essere istruito per avviare procedure di collaborazione coinvolgendo il personale dell’organizzazione che riceverà avvisi e segnalazioni al verificarsi di determinate condizioni quali:

  • richieste di offerta
  • richiesta di certificazioni
  • conferme d’ordine
  • non conformità

Ogni utente ha a disposizione un’area riservata dove sono elencati i propri compiti, che possono essere visualizzati in ordine cronologico di assegnazione o di priorità. L’assegnatario può ricevere feedback ad ogni variazione di stato del compito che ha assegnato, o riceverne uno alla sua conclusione. Sono disponibili numerosi modelli di Workflow già configurati ed attivabili in funzione delle necessità, ma il sistema consente di creare modelli ad-hoc per rispondere alle singole esigenze dei diversi processi aziendali.