KNOS ENTERPRISE: gestione ed archiviazione documentale

KnoS ENTERPRISE é una soluzione applicativa per la gestione e l'archiviazione, anche sostitutiva, dei documenti.
KnoS ENTERPRISE dispone di un archivio unico centralizzato per l'archiviazione, la conservazione e la gestione di tutta la documentazione elettronica aziendale.

KnoS ENTERPRISE gestisce contenuti informativi di varia natura, purché in formato elettronico: testi, immagini, grafici, tabelle, numeri, link... Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette l’organizzazione di una “base di conoscenza” in grado di coprire tutte le esigenze informative proprie dell’impresa.

KnoS ENTERPRISE provvede ad archiviare le informazioni in unità di conoscenza, ossia in “fascicoli virtuali” detti pubblicazioni. Tutte le pubblicazioni sono suddivisibili in “tipologie” (ad es. “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”…); ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad es. testi ed immagini in formato elettronico), alcune informazioni accessorie (gli “attributi”: data di creazione del fascicolo, oggetto, ecc…), una serie di link esterni (ad es. a siti web contenti informazioni “collegate” ) e una serie di riferimenti “interni” (ad es. ad altre circolari archiviate tramite l’applicativo).

L’archiviazione di un’unità di conoscenza sul sistema consiste quindi nel riunire in un’ unica pubblicazione, appartenente ad una tipologia selezionata, documenti, link e riferimenti significativi; si procederà poi con la definizione degli attributi correlati (oggetto, data…) e con l’assegnazione dei permessi di consultazione agli utenti interessati (“destinatari” della pubblicazione).

Alcuni benefici della gestione documentale:

• centralizzazione ed unicità dell'archivio aziendale. Unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, mail, fax, file system, erp...);
• introduzione di modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione;
• diminuzione del tempo di archiviazione;
• semplificazione della ricerca e del reperimento delle informazioni;
• riduzione drastica della "carta; 
• strategie informative profilate sulle esigenze degli utenti (addetti, clienti, partner);
• salvaguardia patrimonio informativo aziendale.